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2019-08-25 | 優活健康網

把握2方向4技巧 讓你越忙越有時間

常聽見媽媽們提醒剛結婚或剛懷孕的夫妻:「享受兩人世界只能趁現在!」「快在孩子出生前多去看電影!」真的有這麼誇張嗎?一旦成為扮演多重角色的職業婦女,就會像兩頭燒的蠟燭永遠都忙不完嗎?時間到底該怎麼運用才好?

身兼媽媽、公司主管、粉絲頁版主、講師等多重身分,我到底如何利用時間?這件事已經被朋友、粉絲們問了太多次,也曾受邀在演講或課程中與職業婦女分享如何管理時間。其實沒什麼訣竅,我認為只要掌握幾個大原則,每個人都能將時間運用的如魚得水!

先確認目標,再執行任務

首先,「做對的事情」比「把事情做對」重要的太多,但這點最常被人忽略。在跳下水之前一定要設定方向,否則等游到精疲力竭,終於爬上岸,卻發現此岸非彼岸,這時想要重新出發就不一定有時間跟體力了,不可不慎。

對於時間管理有興趣的人,應該多少聽過知名的「四象限法則」它是世界各地許多企業菁英都在使用的時間管理法,可以簡單快速的將待辦事項做排序。四象限法則裡,我們可以將所有事務分為四個象限:緊急又重要、不緊急但重要、緊急不重要、不緊急不重要,此法則又稱為「要事第一法則」,其精神就是從四種分類中,體悟出你最該事先安排並且投入最多時間的「要事」,也就是那些「不緊急但重要」的事務。而通常仔細審視這些「要事」,就會發現它們直指出你的人生目標。

既然是職業婦女,就表示要兼顧職涯發展,也要費心子女教育,同時得做好家庭買房、買車等理財計劃,當然更不能忽略自己與家人的健康。但可惜的是,職業婦女總是忙於處理身邊緊急的事務,且仔細評估下來,大多都是緊急但不重要的。這些事務被逼上了「緊急」的象限,通常都是因為沒有事先謹慎的將「不緊急但重要」的人生目標安排進時程表中。等到我們發現怎麼職涯發展、子女教育、理財規劃跟健康都砸了鍋,這時才來呼天搶地、唉聲嘆氣,通常為時已晚。

我幾乎每年都會跟老公討論未來一年的目標,甚至是未來五至十年的,再根據目標安排行動計劃。年底也會一起檢視當年計劃,攤開兩人的財務報表,盤點當年收支狀況。

如果你現在心裡嘀咕著:「職業婦女忙都忙不完,這個方法未免太不切實際了吧!」這麼想就真的可惜了,因為定期檢視目標能讓人忙得心安理得、忙得踏實,同時降低瞎忙的憂慮與焦慮。雖然是老生常談,但如果只學習一種時間管理法,我認為「目標管理法」絕對是首選。

將時間分門別類

一天只有二十四小時,「量」是固定的,但每個小時的「質」卻不一樣。我在執行事務時,會觀察當下時間的「質」,並且把不同性質的時間分門別類,各自拿來做適合的事情。這種時間運用原則,對職業婦女來說,非常重要。

低能量時間,不做需專注的事

容易分心或感到疲累的時間,「質」欠佳,我稱之為「低能量」時段。不論時間長短,只要是低能量,就不該拿來執行需要高專注力的事情,像是做報告、準備簡報等要動腦且不能失誤的事項。

舉例來說,下班後到小孩睡前的這段時間,通常要幫孩子洗澡、準備晚餐等,就算擠出空檔拿來回信、處理帳戶匯款等事,很容易因為孩子的要求與吵鬧失去耐心,不但事情處理不好,情緒也容易受到干擾,不如放鬆陪小孩玩或親子共讀。

在孩子睡著、忙完家務之後,就是「Me Time」或是「We Time」的最佳時機,可運用在替自己充電或替夫妻感情存款加值。這時候忙了一整天通常已經累了,如果想安靜思考我會選擇閱讀,如果想放空大腦我會邊喝啤酒邊陪老公看影集。

高能量黃金時間,做燒腦的事

如果晚上回家後還有需要腦力的報告待完成怎麼辦?如果精神不錯、專注力足夠,我才會將時間拿來作簡報、寫文章,不然我會盡早躺平睡覺,設定清晨的鬧鐘,充完電後再早起完成待辦事項。相信我,高能量黃金時間做的簡報,會比用兩倍低能量時間做的好太多了!因此,高能量時間千萬不要拿來毫無目標的滑手機,簡直是浪費黃金啊!

小片段時間,解決待辦事項

匯款、回訊息、打電話,這一類不能同時做其他事情,卻可以在短時間內解決的事務,我會在忙碌的空檔中完成。通常我會隨手把它們記錄在方便的筆記上,例如Evernote,只要時間空檔一出現,馬上查看可以先解決哪一個待辦事項,除之而後快。

被綁住的時間,多工運用

最典型的狀況就是通勤時間了。若是開車上下班,通勤時眼睛與手腳都不得閒,這時可以邊開車邊想一想當天待辦事項的處理順序。如果你是自己開車、騎車,需要保持專注,可以簡單聽一聽有聲書、演講、音樂等,替自己充電,保持企圖心與積極度。如果你是搭捷運、公車等大眾交通工具上下班,試著不要滑手機,把大腦空出來,建議你帶著一個需要解決問題出門,在路上思考,通常會有不錯的成效。其實不難對吧?時間配置,首重內容;時間運用,在於技巧。

進階筆記

★ 先確認目標,再執行計劃,可確保忙的有方向、有意義。

★ 感到疲勞的「低能量時間」就陪伴孩子,或放鬆為自己充電。

★ 需要清晰思路的事情,只在「高能量時間」執行,切勿硬撐著在「低能量時間」處理,避免事倍功半。

★ 隨手將待解決的瑣事記錄下來,一出現空檔的「小片段時間」即盡速處理。

★ 通勤或陪孩子睡覺屬於「被綁住的時間」,用來聽有聲書、做簡單的思考或小消遣。

★ 配合事情的內容,用對技巧,越忙也能越有時間。

資料來源:http://www.uho.com.tw/hotnews.asp

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