還在為複雜的職場溝通頭痛嗎？5招教妳「化繁為簡」讓同事秒懂！

編輯/葉佳欣撰文

有時候真的是這樣，我們以為自己講的話，語意很清楚，沒想到，聽的人一頭霧水，原來是講了太多術語和專業詞彙，但別擔心，今天我們要來探討5招「化繁為簡」的職場溝通術，讓妳的話語像一杯清茶，足以令人醍醐灌頂，簡單卻又回味無窮。

第一招：精煉表達語言

在職場上，時間就是金錢，沒有人有耐心聽妳長篇大論。試著用最少的字數表達最核心的訊息。例如，與其落落長說三句「我們需要一個多功能的、能夠處理多任務，並且具有高效率的團隊成員」，不如直接說一句「我們需要一位高效能又多才華的幫手」。這樣不僅節省時間，還能讓訊息更加突出。

第二招：使用比喻和故事

人們天生就愛聽故事，用一個簡單的比喻或故事來解釋複雜的概念，可以讓聽者更容易理解。舉例來說，解釋市場的行銷策略，講解目標受眾的概念時，可以說：「這就像是在海邊撒網，妳要知道哪裡魚多，才能捕到更多的魚。」這樣的比喻，讓抽象的行銷策略變得生動有趣。

第三招：分段表達

將資訊分成幾個小部分來傳達，可以幫助聽者更好地消化和理解。就像吃大餐一樣，一口一口來，慢慢吃才能品味每道菜的滋味。在報告或郵件中，使用項目符號或是號碼來分段，讓資訊層次分明，也能讓接收者一目了然。

第四招：反饋確認

溝通是雙向的，確保妳的訊息被正確理解至關重要。在傳達完資訊後，可以問：「我這樣說清楚嗎？」或者「妳有什麼疑問嗎？」這樣不僅可以確認對方是否理解，還可以及時澄清可能的誤解。

第五招：使用視覺輔助

一圖勝千言，有時候用圖表、圖片來輔助說明，可以讓複雜的資訊變得直觀易懂。例如，用一個流程圖來解釋工作流程，或者用一張圖表來展示數據趨勢，這樣可以讓聽者一目了然，快速抓住重點。

所以，運用這些擷取資訊的技巧，把很複雜的概念轉化成簡單三句話，可以讓聽的人更快抓住妳所表達的重點，也能加速職場的辦事效率喔。

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〈還在為複雜的職場溝通頭痛嗎？5招教妳「化繁為簡」讓同事秒懂！〉這篇文章最早發佈於《最懂妳的女性風格誌》。