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2024-06-25 | 科技島

【向上管理術】讓長官重視你的報告 掌握高效彙報三大心法



【向上管理術】讓長官重視你的報告 掌握高效彙報三大心法


提案與彙報的差別在哪裡?這兩者都是需要充分準備的大事,提案主要面向外部,彙報則是面向上級。這兩者都需要前期的準備工作,以清晰且有邏輯的方式向老闆或客戶進行說明,最終目標是獲得下一步的執行或是爭取資源等,這是一種「付出→獲得」的公式。


作者/王裕玲




提案與彙報的差別在哪裡?這兩者都是需要充分準備的大事,提案主要面向外部,彙報則是面向上級。這兩者都需要前期的準備工作,以清晰且有邏輯的方式向老闆或客戶進行說明,最終目標是獲得下一步的執行或是爭取資源等,這是一種「付出→獲得」的公式。





【向上管理術】讓長官重視你的報告 掌握高效彙報三大心法
不會報告工作,你的工作等於零,彙報與提案的第一步,是要把上級或客戶的目標和我們自己的目標結合。圖/123RF



重視每一次彙報與提案,即使是隔天就得向上級彙報,有時也會因為太習慣與太頻繁,而流於套公版的公務型報告,經常浪費了重要的自我展示機會。運用以下技巧,現在就開始學習如何讓長官重視你的彙報吧!




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現代社會充滿了不確定性,面對一個新方案,上級需要考量許多因素,決策成本也因此變高。如果我們希望上級能支持方案,首先要設想如何盡可能地減輕對方的思考與決策負擔。想像一場即將開打的戰爭,我們在正式打仗前進行演練,告訴上級如此進行,演習的結果會如何,這場戰這麼打的話,我們能獲得勝利。首先請先運用以下思維方式進行心態調整:





  • 假設判斷:敵人即將從這裡攻打過來



  • 分析判斷:為何認為敵人會從這個方向過來



  • 展示結果:快速代入策略與解決方案




結合這三點,我們可以呈現出自己的想法,與高效的彙報邏輯,進而取得想要的回饋。然而在多數情況下,你一定聽過長官說:「這個想法很好,但少了全面的大局觀。」這背後的意思其實就是目標對齊並不一致,魔鬼出在細節裡,我們可以進步作以下三點的修正提報。




1. 目標融合




彙報與提案的第一步,是要把上級或客戶的目標和我們自己的目標結合。亮點是什麼?創新是什麼?方案效果如何?亞馬遜CEO貝佐斯有個「遺憾最小化的框架」完美思考法,其實就是把自己的想法與目標融入對方的目標,盡可能設想對方想看見的成果與改善的擔憂。




2. 超前佈局搶進度




在第一階段完成目標融合後,超前布局搶進度,能幫助自己增強彙報與提案的說服力,同時提醒自己要增強責任擔當。這麼做會讓對方感受到:「都做到這種程度了,不答應你,好像反而是損失。」當然,搶進度並不是單純的「高效、做得多、做得快」,而是把會影響到工作成果的工作與風險提前評估完成,這也是所謂的先苦後甘做事原則。




詳細的競品分析報告能否輔助其他部門協作?如何能更進一步減少成本提高利潤?已事前與採購主管協商取得其他採購的可能性等。這裡最重要的是讓上級或對方了解到,不需要他親力親為費心與操心,身為成功的專案管理者的你,已經把全局思考一遍,待長官再指導一兩步,最重要的是微調即可。




3. 提出最小化訴求




將上級或對方拉進局裡共同奮戰的關鍵,如果一個幾千萬的案子,在彙報最後突然向長官爭取更大預算或重大的決策需求,長官一時之下只能回應:「我們再研究一下。」這樣專案進度延後或修改的可能性變得更大。因此,我們可以改變做法,提出最小化的訴求,如可行範圍內的調度人力、請長官在會議中給予方案的修改意見,讓案子可以順利進行等。這類讓長官在會議中輕而易舉就能回答、決定的訴求,能增加成功機會。如此在下一次彙報時,長官也會記得此方案是我們共同的作品,你與對方就站在同一陣線了。




透過以上三大心法的運用並記得重視每一次彙報機會,這不僅是展示自己能力的舞台,更是推動工作進展的重要環節。成功的彙報不僅能提升自我的職場形象,更能促進整個團隊的協作與進步。



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