【職場二三事】一堆待辦事項頭昏眼花 5招提高效率
為了更高效完成任務,職場人都會嘗試各種小技巧提高生產力。例如多利用工具,像是日曆、提醒軟體以及今天的主題待辦事項來追蹤任務,透過這些適合自己的工具,幫助我們更好管理任務、時間來提高生產力。
編譯∕龔鈺翔
在職場中提高生產力早已成為熱門話題,為了更高效完成任務,職場人都會嘗試各種小技巧提高生產力。例如多利用工具,像是日曆、提醒軟體以及今天的主題待辦事項來追蹤任務,透過這些適合自己的工具,幫助我們更好管理任務、時間來提高生產力。
不過待辦事項清單的方法有許多種,但如未完全掌握如何運用,很可能因此耽誤任務進度和執行,這也可能是造成生產力低落的原因。以下5招提高工作效率:
將待辦事項記在軟體或是紙本
開始發現事情越來越多了嗎?多到常常無法掌握甚至進度落後,那麼該考慮將待辦事項寫出來,而不是只記在腦海裡。大腦能記住的是範圍較大的事情,較難將待辦事項有條有理的細節化與結構化列出,將所有待辦事項紀錄在軟體或是紙本,也不容易忘記或漏缺任何小細節。
大項任務切割並列出預估時長
普遍職場人在處理待辦清單時,常犯的錯誤就是沒有考慮所需時間,因為較大的任務本身難以估測耗費時長。有些任務本來就很難一次性完成,例如發布網頁文章是一種多工的過程,包括制定文章主題、創建大綱、撰寫初稿、最佳化關鍵字等繁瑣程序,將這些程序一個一個拆分,並預估每個程序可能占用的時間,可以更精準的掌握任務與管理時間。
確定任務的輕重緩急
高效人士之所以更有效運用時間,就是知道自己一天當中有什麼事情是最具急迫性的、需要優先解決的。如果發現自己常常忙了一整天,還是被許多事情追著跑,嘗試重新洗牌任務,找出優先解決的任務。
先釐清每件待辦任務重要程度,這件事多重要?要多久時間完成?若沒完成事情會不會更糟?做到輕重緩急的分明,也就知道要先完成什麼任務了。
被他人耽誤而停擺的任務
這是許多職場人都沒有意識到、最嚴重的錯誤之一。有時候並不是我們無法如期完成任務,而是被他人耽誤,例如需要等同事們完成他們自己的部分後,才能夠接手完成我們自己這一部分,導致任務被耽擱或是停擺,嚴重甚至耽誤到其他待辦事項,變成惡性循環。
所以,解決方法就是將自己的待辦事項公開,這聽起來可能有點奇怪,但如果沒有叮囑同事如期交付任務,則接手者可能就此被拖延而沒效率,所以建立互相提醒的機制很重要。
定期清理待辦事項
如果想提高工作效率,定期清理待辦事項很重要,這就像是定期更新簡歷一樣,將過就過時的資訊汰除。第一步,檢查哪些事情是需要去做了,第二是哪些事情是不再需要完成和關注的。
結語:
高效率的組成是透過對的時間與合理運用,將待辦事項加入主次分級來完成,而不是一味地被時間追著跑。在有限的時間與優先完成最重要的工作,這樣每當回顧過往都知道自己做了些什麼,提升工作效率,做一個高效人士。
資料來源:Forbes
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