【職場二三事】一堆待辦事項頭昏眼花 5招提高效率

為了更高效完成任務，職場人都會嘗試各種小技巧提高生產力。例如多利用工具，像是日曆、提醒軟體以及今天的主題待辦事項來追蹤任務，透過這些適合自己的工具，幫助我們更好管理任務、時間來提高生產力。

編譯∕龔鈺翔

在職場中提高生產力早已成為熱門話題，為了更高效完成任務，職場人都會嘗試各種小技巧提高生產力。例如多利用工具，像是日曆、提醒軟體以及今天的主題待辦事項來追蹤任務，透過這些適合自己的工具，幫助我們更好管理任務、時間來提高生產力。

不過待辦事項清單的方法有許多種，但如未完全掌握如何運用，很可能因此耽誤任務進度和執行，這也可能是造成生產力低落的原因。以下5招提高工作效率：

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將待辦事項記在軟體或是紙本

開始發現事情越來越多了嗎？多到常常無法掌握甚至進度落後，那麼該考慮將待辦事項寫出來，而不是只記在腦海裡。大腦能記住的是範圍較大的事情，較難將待辦事項有條有理的細節化與結構化列出，將所有待辦事項紀錄在軟體或是紙本，也不容易忘記或漏缺任何小細節。

大項任務切割並列出預估時長

普遍職場人在處理待辦清單時，常犯的錯誤就是沒有考慮所需時間，因為較大的任務本身難以估測耗費時長。有些任務本來就很難一次性完成，例如發布網頁文章是一種多工的過程，包括制定文章主題、創建大綱、撰寫初稿、最佳化關鍵字等繁瑣程序，將這些程序一個一個拆分，並預估每個程序可能占用的時間，可以更精準的掌握任務與管理時間。

確定任務的輕重緩急

高效人士之所以更有效運用時間，就是知道自己一天當中有什麼事情是最具急迫性的、需要優先解決的。如果發現自己常常忙了一整天，還是被許多事情追著跑，嘗試重新洗牌任務，找出優先解決的任務。

先釐清每件待辦任務重要程度，這件事多重要？要多久時間完成？若沒完成事情會不會更糟？做到輕重緩急的分明，也就知道要先完成什麼任務了。

被他人耽誤而停擺的任務

這是許多職場人都沒有意識到、最嚴重的錯誤之一。有時候並不是我們無法如期完成任務，而是被他人耽誤，例如需要等同事們完成他們自己的部分後，才能夠接手完成我們自己這一部分，導致任務被耽擱或是停擺，嚴重甚至耽誤到其他待辦事項，變成惡性循環。

所以，解決方法就是將自己的待辦事項公開，這聽起來可能有點奇怪，但如果沒有叮囑同事如期交付任務，則接手者可能就此被拖延而沒效率，所以建立互相提醒的機制很重要。

定期清理待辦事項

如果想提高工作效率，定期清理待辦事項很重要，這就像是定期更新簡歷一樣，將過就過時的資訊汰除。第一步，檢查哪些事情是需要去做了，第二是哪些事情是不再需要完成和關注的。

結語：

高效率的組成是透過對的時間與合理運用，將待辦事項加入主次分級來完成，而不是一味地被時間追著跑。在有限的時間與優先完成最重要的工作，這樣每當回顧過往都知道自己做了些什麼，提升工作效率，做一個高效人士。

資料來源：Forbes

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